INFOTRACK
Monitoreo del Ciclo de Vida Documental
INFOTRACK es una plataforma de rastreo documental y monitoreo del ciclo de vida de la información que otorga a las organizaciones visibilidad completa sobre cómo se mueven los archivos sensibles, quién los lee y desde dónde. Funciona incorporando silenciosamente identificadores de rastreo en documentos Microsoft Word, Excel, PowerPoint y PDF en el momento de su creación o distribución. Cada vez que un archivo marcado se abre o se copia - independientemente de si se encuentra en una red corporativa, un dispositivo personal o un entorno remoto - INFOTRACK genera un registro de evento inalterable en una consola de auditoría central. La plataforma aborda una brecha fundamental en los enfoques convencionales de prevención de pérdida de datos (DLP): la mayoría de las herramientas DLP bloquean transferencias en el perímetro de red, pero no pueden registrar lo que ocurre con un documento una vez que sale de un límite controlado. INFOTRACK llena esa brecha rastreando interacciones documentales que ocurren fuera de línea o en sistemas ajenos al control de la red. Los equipos de seguridad pueden determinar cuándo un informe confidencial fue abierto por un destinatario no autorizado, identificar qué copia de un documento financiero fue consultada en la jurisdicción de un competidor, o reconstruir la cadena de propagación completa de un archivo filtrado desde su fuente original. INFOTRACK está diseñado para organizaciones que manejan documentos con consecuencias reales ante una exposición: secretos de Estado, documentos de fusiones y adquisiciones, datos de ensayos clínicos, comunicaciones ejecutivas y expedientes legales. Se integra con los flujos de trabajo existentes de gestión documental sin requerir cambios en cómo los usuarios crean o comparten archivos, lo que permite su despliegue sin interrumpir las operaciones.
DETALLES DE LA PLATAFORMA
Information Lifecycle Monitoring
Tecnología propietaria DATAENFORCE. Sin componentes de seguridad de terceros.
CAPACIDADES
Características Clave
Marcación Silenciosa
Incorpora identificadores de rastreo en documentos Word, Excel, PowerPoint y PDF de forma automática y sin ningún cambio visible en el contenido, formato o metadatos del archivo. La marcación ocurre en el momento de creación o distribución y no requiere ninguna acción por parte del propietario del documento.
Trazabilidad Central
Cada evento de apertura o copia genera un registro inalterable en una consola de monitoreo central, registrando la marca temporal, identificador del dispositivo, entorno de red y ubicación geográfica de cada acceso. La trazabilidad está diseñada para cumplir los requisitos probatorios de investigaciones internas y procedimientos legales.
Alertas en Tiempo Real
Activa notificaciones inmediatas por correo electrónico y consola web cuando se accede a un documento marcado, permitiendo a los equipos de seguridad responder a posibles fugas en el momento en que ocurren, en lugar de durante una auditoría retrospectiva. Las reglas de alerta pueden configurarse para documentos, usuarios o condiciones de acceso específicos.
Filtrado de Documentos
Aplica políticas de marcación selectiva basadas en tipo de archivo, cuenta de usuario de origen, máquina fuente, ruta de directorio o contenido de palabras clave, permitiendo a los equipos de seguridad concentrar el monitoreo en las categorías documentales de mayor sensibilidad sin generar ruido de archivos operativos rutinarios.
Trazabilidad de Copias
Mantiene una cadena de procedencia para cada copia o derivado de un documento rastreado, permitiendo a los investigadores reconstruir la ruta de propagación completa desde la fuente original hasta cada destinatario posterior. Esta capacidad es fundamental para identificar el punto de primera divulgación no autorizada en una investigación de fuga.
Monitoreo del Ciclo de Vida
Rastrea documentos a través de cada etapa de su vida operativa: creación, circulación interna, distribución externa, almacenamiento a largo plazo y destrucción programada. Esta vista del ciclo de vida apoya programas de gobierno de información, auditorías de cumplimiento y la aplicación de políticas de retención y eliminación de documentos en toda la organización.
CÓMO FUNCIONA
Ciclo de Vida del Documento
DESPLIEGUE
Casos de Uso
- Organizaciones públicas y privadas con documentación electrónica sensible
- Investigaciones internas por posibles fugas o accesos no autorizados
- Protección de secretos industriales, comerciales y financieros
- Gobierno del ciclo documental: creación, tránsito, permanencia y destrucción
- Equipos de seguridad que formalizan políticas y procedimientos de control documental
- Programas de cumplimiento regulatorio que requieren registros auditables de acceso a archivos
PREGUNTAS FRECUENTES
Preguntas Frecuentes
¿Qué es el software de rastreo documental y cómo funciona?
El software de rastreo documental monitorea cuándo, dónde y por quién se abre o copia un archivo. INFOTRACK funciona incorporando identificadores invisibles en archivos Word, Excel, PowerPoint y PDF en el momento de su creación. Cada evento de apertura o copia posterior queda registrado en una consola de auditoría central, proporcionando a los equipos de seguridad un historial con marca temporal y geolocalización para cada documento.
¿En qué se diferencia INFOTRACK de las herramientas DLP convencionales?
Las herramientas convencionales de prevención de pérdida de datos (DLP) bloquean transferencias de archivos en el perímetro de red. No pueden rastrear lo que ocurre con un documento una vez que sale del límite de la organización - ya sea compartido por correo, copiado a medios externos o reenviado por canales legítimos. INFOTRACK opera a nivel del documento e informa aperturas y copias que ocurren fuera de línea o en dispositivos ajenos al control de su red, llenando la brecha de visibilidad que el DLP perimetral deja abierta.
¿Qué tipos de archivo soporta INFOTRACK?
INFOTRACK rastrea archivos Microsoft Word (.doc, .docx), Microsoft Excel (.xls, .xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx) y PDF. La marcación se aplica silenciosamente y no altera el contenido visible, el formato ni el tamaño aparente del archivo rastreado.
¿Puede INFOTRACK rastrear documentos compartidos con terceros externos?
Sí. El registro no depende de que el destinatario esté dentro de la red de la organización. Cuando un documento marcado se abre en cualquier dispositivo con conexión a internet - incluyendo el equipo de un contratista externo, un destinatario en otro país o una computadora personal - el evento queda capturado y reportado. Esto hace que INFOTRACK sea eficaz para rastrear documentos distribuidos a terceros, socios o a través de fronteras jurisdiccionales.
¿Quiénes utilizan INFOTRACK típicamente?
INFOTRACK es utilizado por ministerios gubernamentales, agencias de fuerzas del orden e inteligencia, instituciones financieras, organizaciones de salud y empresas que manejan documentos sensibles como comunicaciones clasificadas, documentos de fusiones y adquisiciones, datos de ensayos clínicos, expedientes legales y correspondencia ejecutiva. Está diseñado para entornos donde la exposición documental conlleva consecuencias regulatorias, legales o de seguridad nacional.
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